Archivage automatique

[blooster]

Bonjour à tous,

Je pense que c'est le bon endroit pour mettre ce topic, si ce n'est pas le cas, excusez moi.

Etant novice dans le domaine des GEDs, je viens vous voir pour demander conseil.
Mon entreprise aimerait changer de GED (actuellement interne) et elle voudrait que lorsqu'un client scanne une facture que celle-ci soit directement rangé dans le bon dossier du client.

Je dois donc utiliser un OCR(pas forcément, ça peut être un traitement à part) pour récupérer les données que je veux et en fonction de ça, les classer automatiquement dans la GED.
Je voulais savoir comment je devais procéder avec Alfresco ?

Merci de m'indiquer étape par étape.
Merci d'avance.

Cordialement,
Blooster.

[cleseach]

Bonjour,

Pour ranger un document dans "le bon dossier", il est nécessaire de disposer :
  * de règles de gestion pour déterminer le dossier
  * d'informations sur le document pour pouvoir exécuter ces règles.
Dans votre cas, il faut au minimum disposer du numéro de client pour identifier le dossier du client correspondant.
L'OCR vous permettra de convertir l'image en texte, mais pas d'extraire le nom (ou le numéro) du client dans ce texte.

Lorsqu'il est nécessaire d'extraire des informations sur des documents numérisés, il est intéressant de regarder les solutions de RAD/LAD (reconnaissance/lecture automatique des documents).
Ces solutions permettent d'identifier les documents numérisés (facture, bon de commande, fiche de renseignement, etc.) et d'en extraire les données utiles (nom du client, date de la facture, montant, etc.).
Ces données sont ensuite transmises au système de GED pour exécution des règles de gestion.

En clair Alfresco+OCR ne suffit pas. Il vous faut une brique RAD/LAD en plus.

Cordialement,
Charles Le Seac'h

[blooster]

Bonjour Cleseach,

Tout d'abord merci d'avoir répondu aussi rapidement.
Déjà vous avez mis la main sur un point important que je ne connais absolument pas, ce sont les règles de gestion.
Je vais regarder pour la brique RAD/LAD.

Néanmoins j'ai quatre questions :

1/ Est-il possible d'avoir alfresco + la brique RAD/LAD (sans l'OCR finalement), ou faut-il un OCR forcément ? Le RAD ne suffit-il pas ?
2/ Est-ce qu'un RAD/LAD peut se mettre avec n'importe quel GED ?
3/ Auriez vous un tutoriel pour que je puisse comprendre le lien entre le RAD/LAD et la GED afin d'établir des régles de gestions automatique ? (car je ne vois pas comment procéder)
4/ Quel logiciel de RAD et LAD me conseillez vous ?

Pour résumer si j'ai bien compris :

Le document est scanné, ce document arrive dans un dossier par défaut. La nuit j'ai un robot qui va lancer mon OCR pour convertir en texte, ensuite le RAD va lire les informations et extraires les bonnes informations puis grâce au règle de gestion établie(avant je pense), le LAD va pouvoir les placer correctement dans la GED c'est bien cela ?

Merci d'avance,
Désolé comme je le répète je suis novice dans tout ces systèmes et j'y vois déjà plus claire grâce à vous.

Cordialement,
Blooster.

[cleseach]

<blockquote>1/ Est-il possible d'avoir alfresco + la brique RAD/LAD (sans l'OCR finalement), ou faut-il un OCR forcément ? Le RAD ne suffit-il pas ? </blockquote>
L'OCR est un composant technique essentiel de la RAD/LAD.
Il est inclus dans les solutions, sans que vous ayez besoin de le mettre en place vous-même.

<blockquote>2/ Est-ce qu'un RAD/LAD peut se mettre avec n'importe quel GED ?</blockquote>
Tout dépend de l'outil de RAD/LAD que vous considérez.
A partir du moment ou l'outil permet un export sur file system, il va être possible de l'intégrer avec Alfresco.

<blockquote>3/ Auriez vous un tutoriel pour que je puisse comprendre le lien entre le RAD/LAD et la GED afin d'établir des régles de gestions automatique ? (car je ne vois pas comment procéder)</blockquote>
La RAD/LAD va vous fournir des documents et des méta-données pour chaque document.
Les règles de gestion expliquent seulement quoi faire avec ces documents et ces méta-données.
Il n'existe pas de tutoriel car tout dépend de votre besoin.

<blockquote>4/ Quel logiciel de RAD et LAD me conseillez vous ?</blockquote>
Impossible de répondre a une telle question sans mieux se connaître.

Cordialement,
Charles Le Seac'h

[blooster]

J'ai bien pris en compte toutes vos informations.
Je vais me renseigner de ce qu'il me faut exactement.

Merci beaucoup pour votre disponibilité et de vos renseignements.

Cordialement,