Sauf erreur de ma part, l'ajout "d'aspect" à un...

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Sauf erreur de ma part, l'ajout "d'aspect" à un élément permet d'augmenter les propriétés des documents (~ metadonnées).
Cependant je me pose un certain nombre de questions sur certains des ces aspects:

1) l'aspect validité permet d’avoir la propriété valide de…/jusqu'a…
       -que représente la date de fin de validité? Elle permet au document de ne plus être visible sous alfresco ou est ce juste une propriété pour avoir un peu plus d'info sur le document?
       -Est il possible de mettre une date de fin de validité identique pour un ensemble de documents de manière automatique?
       -Quelle est la différence avec l'aspect: "mis en conformité" qui permet d'accéder à la propriété "supprimer après"
       -Malgré de multiples essaies, je ne parviens pas à insérer de nouvelles règles qui permettraient de supprimer les documents ayant une date qui ont dépassé la propriété "supprimer après"/"valable jusqu’au".

2) L'aspect "localisable" permet de classer le doc dans une catégorie. Est il possible de classer automatiquement l'ensemble des documents d'un répertoire dans une catégorie? Quels sont les principaux avantages des catégories?

3) "Classifiable" permet de choisir si l’on veut effectuer le versionnage automatique et avoir le numéro de version

4) "dublin core" permet d'accéder à un certain nombre de propriétés tel que: droit d'accès, couverture, source, identifiant, type…. A quoi correspond exactement l'ensemble de ces informations? Si l'on prend par exemple, les droits d'accès, comment modifier ces droits? Ces informations sont juste informelles (et dans ce cas demande beaucoup de temps d'insertion a l'utilisateur, pour relativement peu d'intérêt), ou permettent elles d'exécuter une réelle action? Est il possible automatiser ce processus.

5) Quel intérêt les fiches .ftl apportent à l'aspect "traduisible"

6) Quel intérêt apporte l'aspect "transformable"


7) Dans les règles de contenu, comment mettre en place un réel archivage ? Malgré mes tests, je n'arrive pas réellement à archiver les documents selon mon besoin. Il est fort probable que cette fonction ne résout pas mes attentes. D'ou serait il possible d'expliquer plus en détail cette fonctionnalité et d'expliquer sa mise en oeuvre.

Je suis conscient que je demande beaucoup, mais ces nombreux éléments permettront en partie à répondre à la possible intégration de l'outil dans notre entreprise.

Un grand merci

[thomasb]

Sauf erreur de ma part, l'ajout "d'aspect" à un élément permet d'augmenter les propriétés des documents (~ metadonnées).

Des propriétés, mais également des des actions possibles (l'aspect "simple workflow" ajoute les actions "approuver" et "rejeter") et des comportements (l'aspect "auditable" –défini par défaut il me semble– ajoute les propriétés "modifié le" et "modifié par" et les met à jour automatiquement).

Cependant je me pose un certain nombre de questions sur certains des ces aspects:

1) l'aspect validité permet d’avoir la propriété valide de…/jusqu'a…
       -que représente la date de fin de validité? Elle permet au document de ne plus être visible sous alfresco ou est ce juste une propriété pour avoir un peu plus d'info sur le document?

C'est juste une information.

-Est il possible de mettre une date de fin de validité identique pour un ensemble de documents de manière automatique?

Oui, en utilisant les APIs (Web-Service, JCR, etc.).
C'est possible par exemple avec un script (en JavaScript, enregistré dans Data Dictionary/Scripts, et lancé avec "l'Assistant d'Actions personnalisé" –en VO, "Run Action"–)

-Quelle est la différence avec l'aspect: "mis en conformité" qui permet d'accéder à la propriété "supprimer après"

Hmm, ils n'ont pas la même sémantique et donc pas le même usage?

Je suspecte "mis en conformité" d'être étendu pour effectivement supprimer le document une fois la date atteinte (c'est une des fonctionnalités prévues dans la version 1.3: pouvoir effectuer une action lorsque la valeur d'une propriété de type "date" est atteinte).

À noter au passage que l'aspect "validité" s'appelle, en VO, "Effectivity" et les propriétés "Effective from" et "Effective to", ce qui est un peu différent de la notion de "validité" (mauvaise traduction, enfin c'est mon avis)

-Malgré de multiples essaies, je ne parviens pas à insérer de nouvelles règles qui permettraient de supprimer les documents ayant une date qui ont dépassé la propriété "supprimer après"/"valable jusqu’au".

cf. ci-dessus, plus que quelques jours à attendre, s'ils tiennent les délais et les fonctionnalités prévues.

2) L'aspect "localisable" permet de classer le doc dans une catégorie. Est il possible de classer automatiquement l'ensemble des documents d'un répertoire dans une catégorie? Quels sont les principaux avantages des catégories?

Euh, non, c'est l'aspect "classifiable". L'aspect "localisable" ajoute une propriété "locale" afin d'indiquer la langue d'écriture du document.

Pour classer automatiquement les documents d'un espace dans une catégorie précise, on peut utiliser une règle. À partir de la version 1.3 "preview", on peut relancer les règles sur un espace. Dans la version 1.2.1 et les précédentes, les règles ne s'appliquaient qu'aux nouveaux documents (dans le cas de règles sur les éléments "entrants").

Les catégories ne permettent aujourd'hui que de cibler les recherches (on ne peut pas par exemple faire une navigation par catégorie, sauf à écrire de nouveaux "Presentation Templates", et encore…)

3) "Classifiable" permet de choisir si l’on veut effectuer le versionnage automatique et avoir le numéro de version

Non, ça c'est l'aspect "versionable".

4) "dublin core" permet d'accéder à un certain nombre de propriétés tel que: droit d'accès, couverture, source, identifiant, type…. A quoi correspond exactement l'ensemble de ces informations? Si l'on prend par exemple, les droits d'accès, comment modifier ces droits? Ces informations sont juste informelles (et dans ce cas demande beaucoup de temps d'insertion a l'utilisateur, pour relativement peu d'intérêt), ou permettent elles d'exécuter une réelle action? Est il possible automatiser ce processus.

L'aspect "dublin core" ajoute des propriétés (définies par la Dublin Core Metadata Initiative); et ce n'est pas "droits d'accès" mais "droits" au sens "droits de copie" et assimilés. Ce ne sont que des informations complémentaires, sans autre valeur ajoutée.

5) Quel intérêt les fiches .ftl apportent à l'aspect "traduisible"

!?

1. L'aspect "traduisible" ajoute une propriété permettant d'associer des documents au document "en cours" (celui sur lequel est appliqué l'aspect). Ceci permet de "déclarer" qu'un document B est une traduction du document A sur lequel est appliqué l'aspect.
2. Les "ftl" sont des modèles de présentation (écrits en "FreeMarker"), que l'on peut utiliser comme "tableau de bord" (dashboard) sur des espaces ou des documents (nouveauté de la version 1.3). C'est un affichage alternatif de l'élément, que l'on peut définir soi-même sans développement Java, uniquement en éditant les fichiers "ftl".
3. à titre d'exemple, un modèle de présentation affiche, pour chaque document de l'espace auquel on l'applique, s'il est "traduisible" et quels documents ont été désignés comme "traductions"

Ce qu'il faut retenir, c'est que le modèle de données (qui est paramétrable, rappelons-le) permet de définir des associations "nommées" (et "typées") entre éléments. Ces associations n'ont d'autre rôle que "d'exister" et ne sont pas utilisés directement par l'application (à part à l'affichage sur la page "détails"). On peut par contre s'en servir dans des développements complémentaires (rappelons donc également qu'Alfresco est constitué d'un entrepot de contenu –content repository– et d'une application web, cette dernière n'étant pas obligatoire).

6) Quel intérêt apporte l'aspect "transformable"

cf. ci-dessus. Il définit une association indiquant que les documents associés sont des "transformations" (ou en tous cas sont dans des types de fichiers différents) du document auquel il est appliqué. Ce n'est que de la déclaration (jusqu'à ce qu'on développe quelque chose qui n tire partie, ne serait-ce qu'un modèle de présentation).

7) Dans les règles de contenu, comment mettre en place un réel archivage ? Malgré mes tests, je n'arrive pas réellement à archiver les documents selon mon besoin. Il est fort probable que cette fonction ne résout pas mes attentes. D'ou serait il possible d'expliquer plus en détail cette fonctionnalité et d'expliquer sa mise en oeuvre.

Tout dépend la définition de "réel archivage"…

Je suis conscient que je demande beaucoup, mais ces nombreux éléments permettront en partie à répondre à la possible intégration de l'outil dans notre entreprise.

Un grand merci

J'ai essayé de répondre au mieux, mais le mieux serait probablement de prendre contact avec un partenaire Alfresco pour une étude personnalisée…

[michaelh]

Thomas a tout dit, mais je pose aussi la question : qu'entendez vous par archivage ?

Il y a l'archivage légal qui est défini par des règles très strictes, la copie de certains documents dans un dossier appelé "archive" (disons l'archivage basique, très basique), et entre ces deux extrèmes, une multitude de variantes en fonction de l'organisation des structures, et des normes à respecter.

Voir à ce sujet la discussion sur les normes : http://forum.alfresco-fr.org/viewtopic.php?id=27 , et se renseigner sur la notion de record management (conserver la preuve de l'activité de la structure pour résumer fortement).