Busquedas y aprender Alfresco

[mejiachira]

Muy buenos días comunidad de Alfresco, soy nuevo en de este gran gestor lo tengo instalado en un Ubuntu Server 16.04.2 LTS y me funciona muy bien; actualmente lo tengo implementado en una empresa que ha construido un edificio y bueno la documentación la he digitalizado porque no existían procesos ni nada por el estilo, la digitalización la he realizado con un scanner Fujitsu ScanSnap ix500 con el cual he creado aproximadamente 99,000 pdf con la propiedad de poder realizar búsquedas dentro de cada documento en la primera página; he creado un sitio y luego carpetas de cada área y dentro de estas ordenes de compra, contratos, rfi, etc (adjunto imagen de organización de carpetas).

La consulta es por ejemplo como puedo hacer para buscar una "empresax" y solo en la carpeta ordenes de compra del año 2014 ya que al realizar la búsqueda de la "empresax" en el resultado muestra los archivos de contrato, valorizaciones, ordenes de compra, ordenes de servicio (adjunto imagen de busquedas); esto lo requiero porque los usuarios que van a realizar las búsquedas no son expertos en computación y no tienen tiempo de aprender operadores quizás si pueda implementar un formulario.

Finalmente me gustaría saber como puedo hacer para dominar este gran programa y poder implementarlo en otras empresas, hay algún curso.

Muchas Gracias,

Martín Mejía

Whatsapp +51 997657781

[angelborroy]

Lo mejor sería utilizar modelos de contenido, para que los usuarios pudiesen filtrar por año, empresa o lo que fuese requerido.

Hay una serie de tutoriales que tiene que leer para empezar con Alfresco: About the Alfresco Developer Tutorial Series | ECM Architect 

Para el caso que estás preguntando, el adecuado es éste: Working With Custom Content Types in Alfresco | ECMArchitect | Alfresco Developer Tutorials 

No obstante, te recomiendo que leas todos

[cesarista]

Hola:

Como dice Angel Borroy‌ , para hacer una búsqueda especializada como la que pides, necesitas en general un modelo de contenido con metadatos o propiedades como tipo de documento, año, empresa. Estos metadatos podrían añadirse al buscador una vez definido el modelo y aplicarlos como filtro de tu búsqueda inicial. Puedes crear modelos de contenido también con el Model Manager (en la consola de administración de Share) que es una interfaz gráfica disponible en Alfresco 5.2.

Una aproximación complementaria y más sencilla podría ser utilizar categorías y etiquetas para los años, tipos de documento y los nombres de las empresa. Estas pueden utilizarse también en el buscador de Alfresco como facetas y te permitirían filtrar tus búsquedas. También desde smart templates podrías generar ciertas vistas ad-hoc con esas categorias o etiquetas prefijadas.

Te paso unos enlaces de recursos de Alfresco:

Most helpful resources for beginners - Useful Alfresco Resources - zylk 

Saludos.

--C.

[mejiachira]

Muchas Gracias por sus respuestas.

Después de haber leído los enlaces recomendados espero me permitan hacerles una nueva consulta:

Como explique he implementado Alfresco para hacer solamente consultas en un proyecto de una empresa inmobiliaria donde no hay flujo de trabajo ni automatización, solamente documentos físicos que se quieren consultar mas adelante, por lo tanto para poder organizarme he escaneado aproximadamente 100k documentos con la posibilidad de que se pueda realizar búsquedas.

Por ejemplo para las ordenes de compra he puesto de nombre a los archivos de la siguiente manera: oc-2014-00001.pdf y así sucesivamente, he creado un sitio con el nombre del proyecto, luego carpetas en la biblioteca de documentos con la siguiente estructura

Después de leer y ver otros recursos que consulte por Internet, he decidido crear los modelos de la siguiente manera:

Luego pienso crear los tipos donde uno de ellos sería orden de Compra:

Luego crear las propiedades, es en este paso donde les pediría me pudieran dar consejos acerca de la creación de modelos, cual es la mejor manera o voy por buen camino.

Gracias de antemano.

Saludos,

Martín Mejía

[cesarista]

Hola Martin:

Para considerar las propiedades de tu modelo, debes preguntarte qué búsquedas quieres hacer sobre tus ordenes de compra.

Te dejo un post antiguo de modelos de contenido, no está orientado al ModelManager, pero quizás puedas sacar alguna idea.

- Recomendaciones a la hora de implementar un modelo de contenido en Alfresco - zylk 

También te recomendaría un addon que te podría ser útil para que cuando subas contenidos, apareciendo primero el formulario con los metadatos. Se llama uploader-plus:

GitHub - softwareloop/uploader-plus: An Alfresco uploader that prompts for metadata 

Finalmente ten en cuenta que tus carpetas no deberían contener más de 1000 órdenes de compra por carpeta. Considera una estructura año/mes/dia o basadas en volúmenes de 1000.

Saludos.

--C.

[mejiachira]

Hola Cesar

Muchas gracias por responderme, la duda que tengo es que tengo que crear un modelo para cada documento ya que la hacerlo en la instalación que tengo actualmente quiero por ejemplo crear un modelo para documentos internos y dentro de ellos definir como tipos orden de compra, cartas, etc pero cuando quiero poner como padre a documentos internos no figuran, por tanto asumo que debo crear un modelo por cada tipo de documento que tengo y luego definir sus propiedades tal como año u otros datos.