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Alfresco für Anwälte, geplantes Einsatzszenario möglich

Question asked by descartes on Mar 15, 2012
Latest reply on Mar 20, 2012 by descartes
Hallo Zusammen,

nachdem ich mich durch verschiedene Beiträge gearbeitet habe, stellen sich mir noch einige grundsätzliche Fragen. Ich hoffe ihr könnt mir hier ein paar Hinweise geben, ob Alfresco für eine Anwaltskanzlei ohne enormen Aufwand "angepasst" werden kann.

1. Geplantes Szenario (~10 Mitarbeiter):

(a) Debian (stable) Server oder Zentyal (http://www.zentyal.org/) als Basis für

(aa) Alfresco 4.0 CE als DMS
(bb) Zarafa/Citadel/Kolab als Email/Kalender. Zarafa bspw. kann mit Alfresco zusammenarbeiten (http://www.zarafa.com/integrations/alfresco-integration). Email bzw. Anhänge können so in Alfresco gespeichert werden.
(cc) OpenLDAP für Nutzer-Authentifizierung (https://forums.alfresco.com/de/viewtopic.php?f=7&t=900) und als globales Adressbuch.

2. Meine Fragen:

(a) Nach dem Beitrag unter https://forums.alfresco.com/de/viewtopic.php?f=22&t=726 habe ich Share so verstanden, dass dies die neue GUI für Alfresco ist und der Explorer irgendwann "ausläuft".
- Bedeutet dies, dass die Mitarbeiter nur "Share" verwenden können/sollten, um sich nicht mit dem Einlernen in zwei Oberflächen aufhalten zu müssen? (Ich empfand das in meiner Testinstallation ersteinmal sehr verwirrend …)
- Muss der Explorer installiert werden, damit Share funktioniert oder sind diese unabhängig voneinander?
- Wird bei einer ausschließlichen Verwendung von Share durch die Benutzer derzeit noch sehr viel Funktionalität abgeschnitten?

(b) Folgendes möchte ich erreichen:

(aa) Für jeden neuen Mandanten wird eine Site in Share angelegt. Unterordner bilden dann das einzelne Mandat (bspw. Site=Lieschen Müller, Unterordner=Verkehrsunfall vom 15.03.2012 oder ein Aktenzeichen)

(bb) Mitarbeiter (=User in Alfresco) können an einem Mandat (=Projekt, =Site in Share) gemeinsam arbeiten.
- Gibt es Limitierungen für die Anzahl verschiedener Sites?

(cc) Der Mandant soll "von außen" Zugriff auf die Site haben. Dies scheint nach https://forums.alfresco.com/de/viewtopic.php?f=8&t=741 möglich.
- Ist es hierfür notwendig, für den Mandanten einen neuen User ("customer") in Alfresco anzulegen? (Gehe ich schwer davon aus)
- Ist es möglich den Zugriff in der Site auf einzelne Dateien zu beschränken? (um bspw. Entwürfe vor dem Mandanten zu "verbergen")

(dd) Die für mich wichtigste Frage:

Jede Adresse mit der die Kanzlei in Berührung kommt, d.h. Mandanten, Rechtsschutzversicherer, Gegner, gegnerischer Rechtsanwalt, Gericht etc. soll in das globale Adressbuch (LDAP) aufgenommen werden. Folglich eine Art "Stammdatenverwaltung". Ich habe jetzt nicht gesehen, dass es mit den LDAP Schemata möglich ist, der Adresse eine bestimmte Funktion (bspw. Gegner) zuzuordnen. Außerdem kann sich dies im Kontext ja auch ändern (mal "Freund" mal "Feind").

Im Unterordner der Alfresco-Site, die ein konkretes Mandat widerspiegelt, soll daher ein "Bezug" zu einer Adresse im LDAP hergestellt werden, die auch die Funktion der Adresse mit aufweist und sich bestenfalls synchronisiert sowie weitere Informationen aufnimmt (bspw. Aktenzeichen des Gerichts).

Beispiel: Site = "Lieschen Müller", Unterordner = "Verkehrsunfall vom 15.03.2012", Unterordner "Beteiligte", Datei/Skript "Gericht"

- Kann ich jetzt im Unterordner "Beteiligte" eine Datei/ein Skript anlegen, die etwa "Gericht" heißt, als Meta-Daten das Aktenzeichen des Gerichts enthält und deren Inhalt (Adresse, Telefon etc. des Gerichts) sich mit dem LDAP synchronisiert? Oder zumindest ohne Synchronisation?

- Kann ich - nach Abschluss des Falls - Diese Adresssynchronisation "stoppen" (daher die in der Datei/Skript abgelegten Daten ändern sich nicht mehr, auch wenn eine Aktualisierung im LDAP erfolgt) und den Unterordner "Verkehrsunfall vom 15.03.2012" schließen/archivieren?

- Wenn vorstehendes überhaupt möglich ist, wäre das i-Tüpfelchen eine vorkonfigurierte, globale Suche durch alle Unterordner, die anzeigt, ob ein neuer Mandant Interessenskonflikte auslöst, d.h. ob die Kanzlei bereits den Gegner in diesem Fall vertritt. Bspw. Lieschen Müller kommt, wir vertreten aber bereits "Hänschenklein". Im Unterordner "Verkehrsunfall vom 15.03.2012" der Site "Hänschenklein" liegt schon eine Datei die "Gegner" heißt und deren Inhalt auf die Adresse von "Lieschen Müller" verweist. (Hoffe das war jetzt nicht zu verwirrend).

Vielen Dank für ein wenig "Input" und Viele Grüße

Descartes

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