Comment créer une arborescence efficace?

[babou27]

Bonjour

Je suis novice dans Alfresco et encore plus dans la gestion documentaire.
J'ai pu l'installer et commencer à travailler dessus sans problèmes (du moins, il y avait toujours les réponses dans le forum). 
Je dois commencer des projets avec Alfresco et je voulais savoir est-ce qu'il y avait des bonnes pratiques, des conseils, des recettes, pour organiser les données et créer une arborescence efficace. Je sais que l'arborescence est propre à chaque projet et que cela dépend grandement des documents que l'on va mettre mais d'après votre expérience, est-ce qu'il vaut mieux faire un classement thématique, opérationnel, géographique, très détaillé, plutôt général?

Parce que dans les expérimentations que j'ai déjà faite, quand je détaille trop, les documents peuvent être classé dans plusieurs espaces, du coup les utilisateurs qui ne savent pas ou les mettre, ne les mettent pas du tout. C'est plutôt mauvais signe.
Donc je comptais refaire l'arborescence pour qu'il soit plus évident et intuitif pour l'utilisateur.
Avez-vous des conseils?

D'avance merci.

[cleseach]

Bonjour,

Vous avez déjà la réponse :

l'arborescence est propre à chaque projet

Et j'ajouterai même : à chaque contexte d'entreprise, à la maîtrise et la maturité documentaire des utilisateurs, à la vision du métier de chacun (vision transverse ou en silos), etc. Une analyse "état des lieux/projection" contextualisée pourrait déjà vous donner des pistes de réflexion et de structuration.

N'oubliez pas également que, si le plan de classement est une notion facilement appréhendée par les utilisateurs (analogie à l'explorateur de fichiers Windows), les systèmes de GED proposent également des moteurs de recherche permettant d'organiser les documents dans une structure plus plane.
Les catégories Alfresco sont également des éléments de classification à regarder.

Pas de recette miracle donc !

Cordialement,
Charles Le Seac'h

[spham]

Un exemple concret abordé dans "Le guide du management des connaissances" au éditions AFNOR, m'a aidé pour classer les documents.

[babou27]

Merci beaucoup pour les réponses

C'est un vrai métier à apprendre

Cordialement

[mille-feuilles]

en effet, la gestion documentaire est un métier en soi: ce sont les archivistes!

Pour produire un plan de classement, il y a plusieurs étapes:
- analyse de besoins;
- cueillette de données;
- inventaire de la documentation;
- regroupement des thèmes généraux (sujets majeurs);
- donner des thèmes spécifiques (sujets secondaires ou sous catégorie).

Et voilà! Le tour est joué!