Règles créées sous Explorer introuvables dans Share

[fdussaussoy]

Bonjour,

J'essaye de monter un site pilote sous share afin de montrer à mes utilisateurs une démo d'alfresco…

J'ai donc créé un site dans share avec 3 dossiers : brouillons, attente validation, diffusion

Ensuite je suis allé dans l'explorer pour créer des règles de validation (j'ai suivi le doc "Getting started with Explorer Document Management")
j'ai donc créé des règles permettant de déplacer un brouillon pour faire une demande d'approbation.

Or cette règle je ne la trouve pas dans Share. Lorsque j'ouvre un document qui se trouve dans le dossier brouillon, je ne vois qu'une option "Assigner un workflow" dans la liste des actions possible. Cette option me propose "Review & Approve" ou "Adhoc Task" mais je ne trouve pas mes règles…

Est ce normal ?

MErci pour vos réponses.
François

[michaelh]

Bonjour,

En effet, si on peut déclarer des règles Share coté Explorer, le "workflow simple" n'est pas utilisable. Pour une raison simple, les actions associées ne sont pas implémentées coté Share.

Cela dit, vu les limites de ce workflow, je ne prend pas de risque en disant que ça ne devrait pas changer … C'est un reste des toutes premières versions d'Alfresco, avant la mise à disposition des workflows (les vrais) et ça ne se justifie plus vraiment aujourd'hui, même si on le laisse pour des raison de compatibilité ascendante.

Les limitations principales :
- Il faut donner à l'utilisateur tous les droits sur l'espace de départ et l'espace d'arrivée, donc en fait … tout le monde peut tout valider sans vérification réelle
- on ne peut manipuler qu'un document à la fois
- les documents sont forcément copiés ou déplacés, pas laissés à leur place

L'addition de ces trois points fait qu'au final on se rend très vite compte que les limitations du "workflow simple" sont plus grandes que les bénéfices.

[fdussaussoy]

Bonsoir et merci pour votre réponse.

Pouvez-vous me dire alors comment faire pour mettre en place ces workflows de validation à partir de Share ?

Mon souhait est assez classique je pense, je veux :
- un dossier brouillon dans lequel on crée des doc avec versionning
- possibilité de demander une validation du doc en le déplaçant dans un dossier "attente" avec un envoi de mail d'alerte par exemple
- validation ou rejet de la part de la personne avec transformation en PDF et déplacement dans dossier "diffusion" en cas de validation ou retour dans brouillon en cas de rejet

à défaut, quels docs puis je lire pour éviter d'utiliser des fonctionnalités "simples" qui ne servent plus et trouver les "vrais" workflows ??

Encore merci
François

[jayjayecl]

Les "vrais" workflows sont les wf JBPM, ce moteur etant intégré dans Alfresco.
Ces wf sont communément appelés "workflows avancés".

Vous trouverez un excellent tutoriel ici :
http://ecmarchitect.com/archives/2007/11/19/785

Vous verrez ensuite qu'ils ne sont pas utilisables "out-of-the-box" dans Share, l'implémentation des workflows avancés n'y étant pas encore réalisée (mais sur la roadmap).
Alors, il faudra "bidouiller" un peu pour les rendre disponibles.
Peut-etre une piste ici : http://forums.alfresco.com/en/viewtopic.php?f=34&t=21216
Ou en recherchant sur les forums anglophones

[michaelh]

Rodel a tout bon (comme d'hab )

En effet, l’interface de lancement de workflow dans les versions actuelles de Share est codée « en dur » pour :
-          Lister les 2 workflows par défaut (et seulement eux)
-          Définir l’interface utilisateur associée
-          Utiliser l’API workflow / Javascript

Il y a une raison à cela : avant la version 3.2, il nous manquait un composant essentiel : le moteur de formulaire ! Sans lui, pas de champs dynamiques possibles. En attendant on a donc juste ajouté cette solution de contournement qui n’est pas idéale, mais permettait d’avoir une base de travail, et de donner un exemple pour gérer des workflows depuis Share.

Le moteur de formulaire étant quasi finalisé (cf http://wiki.alfresco.com/wiki/Forms ), on va pouvoir envisager de remplacer tous les champs de l’interface Share (propriétés, workflows, …) par ce moteur de formulaire, et gérer les workflows entièrement mais … ce sera pour l’année prochaine

Trois pistes pour vous donc :
- utiliser l'interface Explorer si le besoin Workflow est important
- utiliser une interface entièrement personnelle, basée sur les webscripts
- utiliser les workflows dispos dans Share comme base de travail pour mettre en place les vôtres.

Rien d'insurmontable, mais c'est un peu de travail. Voir le lien donné au dessus.

[fdussaussoy]

Merci pour vos réponses !

François