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La gestion des emails

Question asked by phillux on Nov 22, 2009
Latest reply on Jan 22, 2010 by opsmailmanager
Bonjour,

J'ouvre ce sujet pour discuter autant méthode que technique.
J'utilise alfresco pour mon entreprise, l'outil est très complet et nous archivons nos documents. Mais la question des emails est en suspens. Nous sommes tous  (enfin je crois :wink: ) submergés par des emails que nous souhaitons archiver correctement.
Nous envoyons et recevons ces emails avec notre outil préféré ( outlook, thunderbird … pour moi zimbra).. comment les classer d'une façon efficace ?

Je prends un exemple avec plusieurs cas:
Alfresco installé, un space par client, dans ce space un folder correspondances.

1er cas, pas de problème:
Nous recevons un email du client avec un attachement.
Cas facile: solution avec l'acces imap d'alfresco 3.X un simple drag and drop et le tour est joué, metadata comprises

2em cas plus dur:
Nous recevons un email du client avec un attachement mais ce mail est arrivé avec deux destinataires internes.
Comment être sur qu'il ne soit pas enregistré en double ? hormis que la deuxième personne peut faire attention et regarder dans le dossier avant d'importer l'email ?

3eme cas, le plus intéressant  et problématique à mes yeux:
Je veux envoyer un email avec une pièce jointe à un client. J'écris mon email, je joint la pièce jointe (qui est déjà archivée correctement) et j'envoie le message.
Comment classer cet email dans le dossier correspondance mais sans la pièce jointe… qui se retrouverai sinon en double dans le repository. Tout en ayant trace que le message la contenait . (par exemple par un shortcut) .

Merci pour vos éclaircisements.
Cordialement
Philippe

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