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Module de RM

Question asked by yggdrasil on Mar 1, 2011
Latest reply on Mar 2, 2011 by yggdrasil
Bonjour,

Dans le cadre d'une étude sur le module de RM d'Alfresco 3.4 Enterprise, je m'attache à vérifier sa compatibilité avec les normes principales du domaine (en l'occurence, DoD 5015.2-STD ; MoReq2 ; ISO 15489 et NF Z41-013). Je précise que je me place dans la perspective de l'utilisation de l'outil "brut", c'est-à-dire que je ne considère pas de potentiels développements spécifiques comme faisant partie d'Alfresco (sinon, à ce compte, je peux dire que le Bloc-Note de Windows peut faire du RM… ben oui, il suffit de tout recoder et ça marche =) [je caricature bien sûr, mais vous avez compris l'esprit de ma démarche j'espère, il s'agit de tester l'outil en lui-même et ses fonctionnalités natives]).

J'ai utilisé les guides disponibles pour répondre à la plupart de mes questions, mais certaines restent en suspend.

La certification DoD ayant été réalisée pour la v3.2, je n'ai pas vraiment lieu de me pencher sur ce point, puisque la solution a été validée.

Je me penche actuellement sur MoReq2, et je sollicite votre retour sur un certain nombre de points :

Concernant le point "Plan de classement" :

- Je ne comprends pas pourquoi celui-ci est limité à 3 niveaux (Series, Categories et Folder). Dans les faits, il est bien rare qu'un plan de classement soit limité à si peu de niveaux non ?
- La solution prend-elle en charge des plans de classement multiples (notamment dans le cadre de fusions/acquisitions de sociétés, c'est bien utile temporairement) ?
- Est-il possible de mettre en place une indiciation du plan de classement ?
- Pourquoi est-il uniquement possible de clore une Category, et pas un Folder ou une Serie ?
- Est-il possible de fusionner/découper des séries ? Il s'agit ici par exemple de regrouper deux Series, de fusionner les métadonnées correspondantes, et de donner le choix à l'administrateur de la série qui prend le dessus sur l'autre. Ou à l'inverse, de créer une nouvelle série à partir d'une branche du plan de classement ?
- Apparemment, il n'est pas possible de paramétrer l'export/l'import d'un plan de classement. C'est tout où rien ?

Concernant le point "Contrôles et sécurité" :

- Est-il possible de configurer l'historisation des évènements ? C'est-à-dire de paramétrer quels point doivent être auditables ?
- Y-a-t-il un système de sauvegarde propre au module de RM ?
- Est-il possible de créer/modifier des rôles dans le module ?

Concernant le point "Conservation et destruction" :

- Pourquoi les règles ne peuvent-elles qu'être positionnées sur les Categories ?
- MoReq2 demande que l'outil contrôle que chaque document soit soumis à au moins une règle de gestion (exigence 5.1.10). Je n'ai pas trouvé comment faire, pouvez-vous m'aider ?
- Est-il possible de faire coexister plusieurs règles ? MoReq2 donne l'exemple suivant :
Ceci est nécessaire pour gérer des situations réelles qui mêlent des exigences de conservation issues de diverses contraintes réglementaires et de besoins métier. En voici un exemple parmi d’autres : un dossier n’est visé que par une seule règle de conservation/destruction, découlant des besoins métier car les documents de ce dossier ne sont soumis à aucune durée de conservation légale ou réglementaire. La même règle s’applique à de nombreux autres dossiers. A un moment, il s’avère nécessaire de conserver ce dossier plus longtemps que la durée initialement préconisée, en raison d’un problème métier lié à la sécurité. A ce moment-là, il apparaît que le contenu du dossier peut être soumis à un contrôle réglementaire en application des règles de sécurité ; ce qui conduit à ajouter une seconde règle de conservation/destruction au dossier. Il peut s’avérer plus tard que le problème de sécurité n’existe plus ; dès lors, la seconde règle peut être supprimée, laissant la règle initiale seule en vigueur.
- Est-il possible de mettre en place un système de notifications automatique d'évènements ? Par exemple, de notifier à l'administrateur les items qui arrivent à leur sort final ?
- Est-il possible de choisir mettre en place un système obligatoire de révision du sort final ?

Concernant le point "Capture et déclaration des documents" :
- Est-il possible de mettre en place un système de workflow dans le module de RM ? Par exemple : untel ajoute le document au système de RM, untel autre est notifié qu'il doit déclarer le document etc…
- Y-a-t-il un système de contrôle des doublons ?
- Nativement, est-il possible d'importer des éléments d'un autre SAE ?
- Est-il possible d'intégrer automatiquement les e-mails au système ?

Il me reste 4 points à étudier (Identification, Recherche repérage et restitution des documents, Administration, Exigences optionnelles), je reviendrai vers vous si vous le voulez bien si j'ai de nouveau des questions.

Je vous remercie en tout cas si vous acceptez de prendre le temps de répondre même partiellement à mes -nombreuses- questions. Je tiens à préciser que chacune de celles-ci découle directement d'une exigence de MoReq2, et pourra donc potentiellement répondre aux interrogations d'autres utilisateurs. De plus, je ne suis pas un expert sur Alfresco, il n'est pas impossible que je sois passé à côté de fonctionnalités.

Encore merci !

Bien cordialement,

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