Kontakte abspeichern/zuordnen

[hunter_muc]

Hallo,

ich bin gerade dabei bei mir ein DMS einzuführen. Bisher kann Alfresco soweit auch alles abdecken. Allerdings hänge ich gerade an einem Punkt: Ich würde auch keine meine Kontakte abspeichern. Die Kontakte würde dann natürlich auch gerne weiter verwenden. Aktuell hätte ich da 3 Anforderungen:

1. Ich verknüpfe ein Dokument mit einem Kontakt und kann so alle Dokumente zu diesem Kontakt finden. (sehr wichtig)

2. Ich kann die Daten des Kontakts (Name, Adresse, etc) nutzen um damit z.B. eien Briefvorlage zu befüllen. (wäre schön)

3. Erweiterung des Kontakts um Ansprechpartner. (wenns möglich ist)

Ich weiß jetzt nur nicht so ganz ob es möglich ist und wie man es am Besten umsetzt. Ich habe schon versucht danach zu suchen, aber leider finde ich nicht wirklich einen Einstiegspunkt an den ich mich halten kann..

Vielleicht hat von euch ja einer einen Tipp für mich.

Vielen lieben Dank im Vorraus.

Beste Grüße aus München

Basti

[afaust]

Es gibt verschiedene Ansätze, wie man mit diesen Anforderungen umsetzen könnte. Dabei sei angemerkt, dass das Befüllen von Vorlagen sehr wahrscheinlich ohne Implementierung in Java nicht auskommen wird, da es aufgrund verschiedenster Dokumentenformate und/oder Vorlagengestaltungsmöglichkeiten keine absolut universelle "Befüllungsfunktion" geben kann.

Zur Verwaltung von Kontakten durch Anwender sind grundsätzlich Datenlisten innerhalb von Sites ein geeignetes Mittel. Die jeweiligen Einträge können auch genutzt werden, um Dokumente mit diesen zu verknüpfen. Eine Navigation über Verknüpfungen ist auch möglich, allerdings unterstützt Alfresco keine Suche (z.B. in Verbindung mit Volltext) nach verknüpften Elementen.

Als Alternative wären Kategorien zu nennen. Ein Kontakt könnte als eine einzelne Kategorie angelegt werden. Kategorien können als Eigenschaften an einem Dokument hinterlegt werden, und werden auch in der Suche unterstützt. Da Kategorien hierarchisch aufgebaut sein können, wäre es sogar möglich, Organisationsstrukturen (z.B. Unternehmen/Behörde und Abteilung) zu hinterlegen. Dies kann in der Suche z.B. auch genutzt werden, um alle Dokumente, die an ein bestimmtes Unternehmen geschickt wurden, in einer Suche aufzufinden. Leider sind Kategorien im Standard erst einmal nichts weiteres als einfache Namen ohne erweiternde Metadaten. Ich habe bisher in fast jedem Projekt welches Kategorien eingesetzt hat, die Oberflächen erweitern müssen um komplexe Metadaten (hier z.B. die Kontaktdaten) hinterlegen zu können, da Alfresco meine Verbesserung bisher nicht aufgenommen hat bzw. weiter als Epic auf Warteposition laufen lässt.

Eine Nutzung der Daten zur Befüllung von Dokumenten ist bei beiden Ansätzen möglich, da sich lediglich die Art und Weise ändert, wie die Daten zusammen zu sammeln sind und man für die Befüllung sowieso eigenen Code schreiben müsste. Sollen MS Office Dokumente mit Daten befüllt werden, kann man mit DOCX4J oder ähnlichen Bibliotheken gut arbeiten. Ich habe einen Kunden, der komplexe Dokumente zur Vorbereitung von wichtigen Gremien (Aufsichtsrat/Vorstand) komplett aus Alfresco heraus generiert und auf Basis von Vorlagen mit Daten befüllt.

[hunter_muc]

Vielen Dank für die schnelle und ausführliche Antwort.

Die jeweiligen Einträge können auch genutzt werden, um Dokumente mit diesen zu verknüpfen.

Ist das "out-of-the-box" möglich, oder muss hier erst was programmiert werden? Ich habe es nämlich gerade nicht auf Anhieb gefunden. Ich habe eine Seite angelegt, dann eine Liste der Kontakte. Werder bei der Liste, noch bei einem Dokument fand ich jetzt eine Möglichkeit zum verknüpfen.

Ansonsten finde ich die Idee mit den Kategorien auch nicht schlecht und vermutlich wäre es auch die schönere und bessere Lösung. Gibt es hierfür ein How-to?

Da fällt mir gerade noch etwas ein: Kann man nach mehreren Kategorieren suchen/filtern? Ich habe bisher schon Kategorien angelegt (z.B. Rechnung). Ziel wäre z.B. eine Suche: Alle Dokumente die als Rechnung und Kontakt1 kategorisiert werden.

Vielen Dank.

[afaust]

Für die Verknüpfung muss an sich nichts "programmiert" werden, allerdings ist etwas Konfiguration notwendig. Es muss ein fachliches Datenmodell definiert werden, welches die Verknüpfung eines Dokument zu einem Kontakt erlaubt (z.B. über einen sog. "Aspect"). Darauf basierend muss dann für die Oberfläche ("Eigenschaften bearbeiten") eine "Form" Konfiguration hinterlegt werden, um ein entsprechendes Eingabe-/Auswahlelement zu erhalten, wenn ein Dokument mit dem neuen Auszeichnungsmerkmal ("Aspect") versehen wurde.

(Es ist dabei im Hinterkopf zu behalten, dass Alfresco kein schlüsselfertiges Produkt sein will, sondern mit Grundbausteinen und -funktionen jeden Kunden ermöglichen möchte, eine für sich passende Lösung zu erstellen.)

Bezüglich den Kategorien wird es extremst wahrscheinlich kein How-To zu finden geben. Kategorien sind ein häufig missverstandenes und ignoriertes Feature. Gefühlt gibt es nur eine handvoll Leute im Alfresco-Ökosystem, die Kategorien derart nutzen. Alfresco führt sogar inzwischen keine ausführliche Dokumentation mehr zu diesem Thema...

Ja, man kann nach mehreren Kategorien suchen / filtern. Eine Einschränkung nach mehr-dimensionalen Kategoriekriterien ist damit möglich.

[mehe]

Ich habe für die Kontakte ein Datenmodell erstellt,genauer gesagt einen Aspekt, siehe Axels Antwort, und diese Kontaktaspekte verschiedenen Ordnern zugewiesen. In diese Ordner lege ich dann die zugehörigen Dokumente in einer datumsabhängigen Struktur ab.

Ich hasse Pfad-Suchen und habe deshalb noch Regeln hinterlegt, die alle Dokumente in so einer Struktur mit einem  vom Kontakt abhängigen TAG (der Name des TAGs wird aus dem Kontakt Aspekt gelesen) versehen.

Das hat allerdings den Nachteil, dass die TAGs eindeutig sein müssen und TAGs kann man schwer kontrollieren, da jeder  Benutzer welche anlegen kann. Nach TAGs kann man aber schön suchen.

Da man als administrator mehr Kontrolle über die Kategorien hat, gefällt mir die Lösung von Axel Faust noch besser - man müsste nur noch prüfen wie intuitiv man die Dokumente suchen kann.

Ansprechpartner sind bei mir wiederum mit einem speziellen Aspekt versehene Unterordner der Kontakte. Da das nicht ganz so schön zu pflegen ist wie die angesprochenen Listen, kann man sich mit Ordnervorlagen oder einer einfachen AngularJs Seite helfen.