Aprobación de documentos

[fortu]

Hola:

Necesito crear un sistema de aprobación de documentos. Lo que puedo hacer es una regla que pasa documentos de la carpeta BORRADORES a la carpeta APROBADOS y les añade la etiqueta APROBADO, previamente creada.

Los dos requisitos fundamentales del proceso son:

• Sólo lo pueda aprobar un usuario o grupo determinad, mientras que cargar documentos muchos más.
• Debe quedar constancia de ello.

Una vez están aprobados, se moverían a mano desde APROBADOS a su carpeta correspondiente. Creo que así es más sencillo porque de lo contrario debería crear una regla para cada tipo (y son unos cuantos) y tendría que buscar un elemento de filtrado y/o duplicar la estructura de carpetas.

Para la primera condición se me ocurre que tal vez quienes aprueban tengan rol Colaborador y quienes piden aprobación cargando documentos a la carpeta BORRADORES sean Contribuidor, pero no estoy seguro si esto sirve.

Para lo segundo no encuentro la manera de que se vea qué usuario y en que fecha aprobó la versión del documento,  algo similar a lo que se ve en las propiedades de la versión.

Gracias de antemano a quien pueda aportar alguna sugerencia.

[angelborroy]

Quizá esta conversación pueda ayudarte:  

[fortu]

Hola. Gracias por la respuesta. He echado un vistazo y veo que la cosa parece que pasa por programar JS, lo cual desconozco como se haría en Alfresco.

Soy un usuario de nivel bajo de la herramienta, pero me extraña mucho, sobre todo ahora que incorpora un BPM, que no tenga un procedimiento predefinido para permitir aprobar un archivo e incorporarlo a un documento como versión nueva dejando evidencia de fecha y usuario que aprobó en las propiedades de la versión.

En fin, lo que está claro es que mis conocimientos de Alfresco son demasiado escasos para poder conseguir lo que necesito.

[angelborroy]

¿Utilizar uno de los flujos de aprobación por defecto no sería suficiente?

Puedes dar instrucciones al usuario (incluso en el mensaje de la tarea) para que suba una nueva versión del documento antes de pulsar el botón "Aprobar". De esta manera, tendrías el histórico de toda la operación.

[fortu]

Hola. Gracias por la idea pero creo que no sirve. Si el usuario que aprueba tiene que subir la versión al documento correcto para que quede evidencia (rastro auditable) de quien lo hizo, sobra todo lo anterior.

Al menos debería poder disponer de una propiedad del documento que contabilizara quien y cuando aprobó, independientemente de quien ha subido la versión. Esas propiedades deberían ser escritas en el flujo de aprobación de manera automática, de manera similar a lo que ocurre con la fecha y quien sube una versión.