Efectivamente Javier,
Me parece muy correcta esa solucion, pero si me permites te hago una sugerencia visto a mejorar el proceso, o almenos eso pienso yo.
1.- Creas un tipo solicitud, distintas solicitudes se gestionarian con aspectos.Los campos a rellenar serian los metadaos y con eso luego mejoras las posibles busquedas o informes de dichas solicitudes.
2.- Visto que Alfresco no permite gestionar documentos "vacios", pues asignarle un texto plano.
3.- La gestion de las solicitudes se puede hacer mediante un script + regla que dependiendo de llamale X, ejecute el wokflow de aprobacion y archivo de la solicitud en base al tipo de solicitud,usuario solicitante, departamento….. Digo script para no sobrecargar el espacio con muchas reglas.
Esto lo que te permitiria es dejarlo abierto para extenderlo tanto como lo necesites o sea posible.
Saludos