Qui ? Quoi ?
- Une PME
- Des procédures non identifiées (ca se passe comme ca parce que … ca s'est toujours passé comme ca
)
- Des fichiers répartis sur un serveur un peu, sur les postes de travail beaucoup !
Les actions entreprises ?
- Analyse des flux documentaires : L'entreprise découvre son propre fonctionnement …
- Mise en place d'Alfresco : Intégration au logiciel de gestion clientèle existant (XML/XSLT)
- Alimentation avec le fond documentaire existant.
- Personnalisation de l'interface (tableau de bord)
- Intégration des règles de gestion de base (suite analyse)
- Intégration de règles complémentaires (amélioration des process)
- Intégration de modèles de mails personnalisés
- Intégration de modèles d'espaces (sous-espaces, règles, documents)
- Définition de propriétés complémentaires
- Catégorisation
- Paramètrage du moteur de recherche (recherches prédéfinies)
Gains ?
- Mise en place de processus conformes au nouveau plan qualité
- Suivi précis des flux documentaires
- Gestion du cycle de vie des éléments
- Mise en place de tableaux de bord (documents en rédaction, en attente, …)
- Facilité d'accès à l'information.
- De l'autonomie dans la gestion du produit.
- Du confort !!!
C'est un exemple classique de mise en oeuvre, il ne demande qu'à s'affiner avec vos questions !
- Une PME
- Des procédures non identifiées (ca se passe comme ca parce que … ca s'est toujours passé comme ca
)- Des fichiers répartis sur un serveur un peu, sur les postes de travail beaucoup !
Les actions entreprises ?
- Analyse des flux documentaires : L'entreprise découvre son propre fonctionnement …
- Mise en place d'Alfresco : Intégration au logiciel de gestion clientèle existant (XML/XSLT)
- Alimentation avec le fond documentaire existant.
- Personnalisation de l'interface (tableau de bord)
- Intégration des règles de gestion de base (suite analyse)
- Intégration de règles complémentaires (amélioration des process)
- Intégration de modèles de mails personnalisés
- Intégration de modèles d'espaces (sous-espaces, règles, documents)
- Définition de propriétés complémentaires
- Catégorisation
- Paramètrage du moteur de recherche (recherches prédéfinies)
Gains ?
- Mise en place de processus conformes au nouveau plan qualité
- Suivi précis des flux documentaires
- Gestion du cycle de vie des éléments
- Mise en place de tableaux de bord (documents en rédaction, en attente, …)
- Facilité d'accès à l'information.
- De l'autonomie dans la gestion du produit.
- Du confort !!!
C'est un exemple classique de mise en oeuvre, il ne demande qu'à s'affiner avec vos questions !
Bonjour,
Tout d'abord je confirme, l'utilisateur c'est essentiel !
Coté gestion du changement, les grands principes sont assez classiques, même si malheureusement beaucoup de structures pensent que cet aspect est secondaire (pour moi c'est l'outil qui est secondaire).
Avant la mise en place :
- Pourquoi on fait.
- Les gains attendus coté direction.
- Les gains attendus coté utilisateurs.
Implication :
- Groupes de travail avec les utilisateurs
–> Ils connaissent la différence (parfois énorme) entre les procédures théoriques et la réalité quotidienne …
–> Ils deviennent souvent les meilleurs défenseurs du projet si on les implique !
- Mise en place de référents
Formation :
- Ne pas compter sur l'aspect intuitif ou la lecture d'une documentation. Rien ne remplace une session de formation (ne serait-ce parfois que pour traiter les objections au cas par cas).
- La formation c'est 25 % de technique, et 75 % d'humain : rassurer, clarifier, ressentir, …
Après la mise en place
- Le retour d'expérience avec les gains effectifs constatés
- Les points restant à traiter
- Prise en compte des demandes d'amélioration et des points de blocage
- Ne pas se dire qu'on traitera les objections "plus tard"
Une migration, c'est l'occasion de mettre en place de nouvelles pratiques qui ne sont pas liées aux capacités du nouvel outil.
Mais quand ces nouvelles pratiques apportent un confort, alors naturellement on les associe au nouvel outil …
Le sujet est vaste et je pourrais en parler des heures …
J'oubliais : Concernant les pièces jointes des courriels, on peut trouver une solution de compromis en les autorisant, mais à condition de mettre en place une passerelle entre la messagerie et la gestion documentaire (et oui, ca se fait plutôt bien avec Alfresco).
Tout d'abord je confirme, l'utilisateur c'est essentiel !
Coté gestion du changement, les grands principes sont assez classiques, même si malheureusement beaucoup de structures pensent que cet aspect est secondaire (pour moi c'est l'outil qui est secondaire).
Avant la mise en place :
- Pourquoi on fait.
- Les gains attendus coté direction.
- Les gains attendus coté utilisateurs.
Implication :
- Groupes de travail avec les utilisateurs
–> Ils connaissent la différence (parfois énorme) entre les procédures théoriques et la réalité quotidienne …
–> Ils deviennent souvent les meilleurs défenseurs du projet si on les implique !
- Mise en place de référents
Formation :
- Ne pas compter sur l'aspect intuitif ou la lecture d'une documentation. Rien ne remplace une session de formation (ne serait-ce parfois que pour traiter les objections au cas par cas).
- La formation c'est 25 % de technique, et 75 % d'humain : rassurer, clarifier, ressentir, …
Après la mise en place
- Le retour d'expérience avec les gains effectifs constatés
- Les points restant à traiter
- Prise en compte des demandes d'amélioration et des points de blocage
- Ne pas se dire qu'on traitera les objections "plus tard"
Une migration, c'est l'occasion de mettre en place de nouvelles pratiques qui ne sont pas liées aux capacités du nouvel outil.
Mais quand ces nouvelles pratiques apportent un confort, alors naturellement on les associe au nouvel outil …
Le sujet est vaste et je pourrais en parler des heures …
J'oubliais : Concernant les pièces jointes des courriels, on peut trouver une solution de compromis en les autorisant, mais à condition de mettre en place une passerelle entre la messagerie et la gestion documentaire (et oui, ca se fait plutôt bien avec Alfresco).
Bonjour,
Encore une
Il me semble que dans le cas de la mise en place d'Alfresco, on touche aux fondamentaux de la manipulation des données (file system et email). Chaque collaborateur effectue quotidiennement passablement d'actions dans ce sens. En conséquence de quoi, la conduite du changement me parait être un enjeu majeur.
Dans des cas de déploiements, comment avez-vous concretement mesuré la réussite du projet (volume email diminue, espace stockage file system stabilisé, etc..) ? En d'autres termes, quels sont les indicateurs qui vous semblent pertinents ?
Merci.
Encore une
Il me semble que dans le cas de la mise en place d'Alfresco, on touche aux fondamentaux de la manipulation des données (file system et email). Chaque collaborateur effectue quotidiennement passablement d'actions dans ce sens. En conséquence de quoi, la conduite du changement me parait être un enjeu majeur.
Dans des cas de déploiements, comment avez-vous concretement mesuré la réussite du projet (volume email diminue, espace stockage file system stabilisé, etc..) ? En d'autres termes, quels sont les indicateurs qui vous semblent pertinents ?
Merci.
J'attendais un message de plus avant de répondre, mais puisqu'il ne vient pas 
En ce qui concerne la feuille de route, je crois qu'il n'y a pas de différence entre la mise en place d'Alfresco et celle de toute autre solution. Sauf peut être que l'on a souvent tendance à surévaluer la difficulté lorsque l'on parle de logiciel libre, et à la sous-évaluer lorsqu'il s'agit d'un logiciel propriétaire mais ca n'est pas le sujet.
Il faut aussi faire attention de ne pas se fixer de barre trop basse. L'excès de prudence a parfois un effet pervers : celà donne l'impression que le projet n'est pas suivi, soutenu, que tout le monde n'y croit pas : ca n'est pas bon pour conserver la motivation sur la durée.
Il n'y a pas de plan tout fait ou de conduite du changement prédéfinie car cela dépend de l'état d'esprit et de la "culture" des participants : dans certaines structures, les gens sont incroyablement dynamiques et ils faut les ralentir pour ne pas griller d'étapes, et dans d'autre il faut porter le projet à bout de bras de peur qu'il ne s'écroule
Mais sur ces premiers points, je ne fais que reprendre de grands classiques.
En ce qui concerne le fait de toucher à des fondamentaux, il faut relativiser l'importance des tâches de manipulation des fichiers, ou plutôt les replacer dans leur contexte. On pense souvent que la manipulation des fichiers, leur déplacement, les copie, et la recherche sont des tâches fondamentales, alors qu'elles devraient être secondaires par rapport à la valeur ajoutée de l'utilisateur sur ces actions.
Il n'y a aucun interêt à perdre du temps dans la recherche de documents, et le fait qu'un système de messagerie contienne parfois plus de valeur ajoutée que les serveurs de fichiers fait peur (retrospectivement) à la plupart des gens qui se rendent compte que l'information essentielle est tout simplement inaccessible (noyée dans des boites mail, ou bien diffusée en 15 exemplaires à grands renfort de transferts de mails, jusqu'à ne plus bien savoir qui possède la dernière version en date).
En une présentation, on peut faire prendre conscience à tout le monde que tout ce temps perdu en tâches annexes (j'insiste) peut se transformer en confort.
Les utilisateurs de postes informatiques sont aujourd'hui des "producteurs de valeur" même si ils en ont peu conscience. La première chose à faire est de se dire (et leur dire !) que la moindre information qui apparaît dans un document électronique est le résultat de leur travail, et qu'il faut passer d'un stockage "en mode tirelire" (j'empile tout avec beaucoup de mal à retrouver la bonne pièce) à un processus de capitalisation de ce savoir (relevé de compte, interêts et tracabilité) pour le mettre en valeur.
(Note à mon intention, penser à imager un peu moins
).
En ce qui concerne les indicateurs donc, pensez vous qu'ils soient uniquement quantitatifs ? Pour ma part non.
Vous pouvez très bien (et ca ne serait pas choquant du tout) avoir une première phase de passage de certains processus dans un mécanisme de GED sans voir du tout le volume de documents diminuer. Dans certains métiers, services ou organisation, la réussite va se voir sur :
- des temps de recherche et manipulation réduits.
- un respect accru des procédures.
- une valorisation réelle de l'information.
En bref, des indicateurs qui ne sont pas les plus faciles à mesurer (mais on trouve toujours des echelles de mesure), mais qui ont pourtant un impact direct et persistant sur le mode de fonctionnement d'une structure.
Bien sûr ces aspects ont un effet (parfois interessant) sur la volumétrie, mais on pourrait presque exagérer en disant que c'est une conséquence, et pas un but.
On touche à des fondamentaux en terme d'organisation et de méthodes, mais d'expérience je suis toujours extrèmement serein en ce qui concerne les freins "techniques".
En espérant avoir réussi à répondre à quelques questions et ne pas en avoir soulevé trop d'autres (et quand bien même, c'est le but de cet espace )
En ce qui concerne la feuille de route, je crois qu'il n'y a pas de différence entre la mise en place d'Alfresco et celle de toute autre solution. Sauf peut être que l'on a souvent tendance à surévaluer la difficulté lorsque l'on parle de logiciel libre, et à la sous-évaluer lorsqu'il s'agit d'un logiciel propriétaire mais ca n'est pas le sujet.
Il faut aussi faire attention de ne pas se fixer de barre trop basse. L'excès de prudence a parfois un effet pervers : celà donne l'impression que le projet n'est pas suivi, soutenu, que tout le monde n'y croit pas : ca n'est pas bon pour conserver la motivation sur la durée.
Il n'y a pas de plan tout fait ou de conduite du changement prédéfinie car cela dépend de l'état d'esprit et de la "culture" des participants : dans certaines structures, les gens sont incroyablement dynamiques et ils faut les ralentir pour ne pas griller d'étapes, et dans d'autre il faut porter le projet à bout de bras de peur qu'il ne s'écroule
Mais sur ces premiers points, je ne fais que reprendre de grands classiques.
En ce qui concerne le fait de toucher à des fondamentaux, il faut relativiser l'importance des tâches de manipulation des fichiers, ou plutôt les replacer dans leur contexte. On pense souvent que la manipulation des fichiers, leur déplacement, les copie, et la recherche sont des tâches fondamentales, alors qu'elles devraient être secondaires par rapport à la valeur ajoutée de l'utilisateur sur ces actions.
Il n'y a aucun interêt à perdre du temps dans la recherche de documents, et le fait qu'un système de messagerie contienne parfois plus de valeur ajoutée que les serveurs de fichiers fait peur (retrospectivement) à la plupart des gens qui se rendent compte que l'information essentielle est tout simplement inaccessible (noyée dans des boites mail, ou bien diffusée en 15 exemplaires à grands renfort de transferts de mails, jusqu'à ne plus bien savoir qui possède la dernière version en date).
En une présentation, on peut faire prendre conscience à tout le monde que tout ce temps perdu en tâches annexes (j'insiste) peut se transformer en confort.
Les utilisateurs de postes informatiques sont aujourd'hui des "producteurs de valeur" même si ils en ont peu conscience. La première chose à faire est de se dire (et leur dire !) que la moindre information qui apparaît dans un document électronique est le résultat de leur travail, et qu'il faut passer d'un stockage "en mode tirelire" (j'empile tout avec beaucoup de mal à retrouver la bonne pièce) à un processus de capitalisation de ce savoir (relevé de compte, interêts et tracabilité) pour le mettre en valeur.
(Note à mon intention, penser à imager un peu moins
).En ce qui concerne les indicateurs donc, pensez vous qu'ils soient uniquement quantitatifs ? Pour ma part non.
Vous pouvez très bien (et ca ne serait pas choquant du tout) avoir une première phase de passage de certains processus dans un mécanisme de GED sans voir du tout le volume de documents diminuer. Dans certains métiers, services ou organisation, la réussite va se voir sur :
- des temps de recherche et manipulation réduits.
- un respect accru des procédures.
- une valorisation réelle de l'information.
En bref, des indicateurs qui ne sont pas les plus faciles à mesurer (mais on trouve toujours des echelles de mesure), mais qui ont pourtant un impact direct et persistant sur le mode de fonctionnement d'une structure.
Bien sûr ces aspects ont un effet (parfois interessant) sur la volumétrie, mais on pourrait presque exagérer en disant que c'est une conséquence, et pas un but.
On touche à des fondamentaux en terme d'organisation et de méthodes, mais d'expérience je suis toujours extrèmement serein en ce qui concerne les freins "techniques".
En espérant avoir réussi à répondre à quelques questions et ne pas en avoir soulevé trop d'autres (et quand bien même, c'est le but de cet espace
)
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