Vérouiller document dans un workflow simple

[jgautier]

Bonjour,

j'ai mis en place un workflow simple.
J'ai 4 espaces:
- Espace initial
- Espace d'approbation
- Espace de validation
- Espace de refus

Dans l'espace initial, lorsque j'ajoute un document je peux choisir l'action 'Demande d'approbation' (règle avec flux simple). Le document est alors copié vers l'espace d'approbation.
Dans cet espace d'approbation, je peux choisir 'Valider' (la copie du document est alors déplacée dans l’espace de validation) ou 'Refuser'  (la copie du document est alors déplacée dans l’espace de refus).

Jusque là rien de bien compliqué.

Mais je voudrais savoir s'il est possible, un fois la demande d'approbation effectuée sur un document de l'espace initial, de verrouiller celui-ci pour éviter toutes modifications entre les étapes de demande d'approbation et de Validation/Refus ? Et de le déverrouiller une fois l'action Valider/Refuser effectuée ?

Cela est-il possible et si oui comment ?

Merci d'avance.

[jayjayecl]

Bonjour,

Il suffit que les droits soient bien configurés sur l'espace en question : mettez tout le monde en tant que lecteur (consumer) sur cet espace, et les documents ne pourront pas être modifiés (mais l'action d'approbation / refus sera toujours affichée aux lecteurs).

Merci de nous faire un retour sur cette solution

[jgautier]

Merci Rodel.

Je teste et je reviens vers vous.

[jgautier]

J'ai testé et il y a une fonctionnalité sur laquelle je m’interroge. Si l'utilisateur clique sur 'Editer hors-ligne", il peut modifier le contenu du document mais il est obligé ensuite de le télécharger pour qu'il apparaisse dans l'explorer.
C'est bien cela ?

Et du coup l'utilisateur peut apporter des modifications sans jamais écraser la version d'origine. Il fait en quelque sorte une version 2 du document !
Et c'est cela qu'il me faudrait !

Merci.

[jgautier]

En fouillant un peu, j'ai vu que si l'utilisateur lance l'action 'Demande d'approbation', qu'il clique ensuite sur 'Editer hors-ligne' (qu'il enregistre ou non la copie de travail) alors il peut de nouveau lancer l'action 'Demande d'approbation'.

Cela n'est pas normal puisque le document ne changera pas de toute façon et n'a ainsi pas besoin d'avoir une nouvelle demande d'approbation !

[jayjayecl]

En fait je crois que je ne vois pas bien quelle est cette action "demande d'approbation".
Pourriez-vous bien décrire ce qui est en place (s'il y a des règles de contenu, les détailler, etc …).
Merci

[jgautier]

Bonjour,

oui c'est une règle que j'ai sur mon espace. Elle concerne tous les éléments et effectue l'action "Ajouter un flux simple" que je nomme Demande d'approbation. Elle copie juste le document dans un autre espace.
Ainsi si l'utilisateur clique sur la flèche des "Actions supplémentaires" (l'icône à droite en dessous d'un document), il a la possibilité de cliquer sur" Demande d'approbation" qui va exécuter la règle et donc copier le document dans un autre espace.

[jayjayecl]

Bonjour,

je crois comprendre votre règle.
Je vais prendre un exemple pour bien illustrer.
Vous avez un espace "A", vous créez une règle "sur tout document entrant / ajouter un flux de travail simple / en cas d'approbation, copier le doc dans espace B"

Et voici ce que vous faites :
Vous déposez un document "mondoc" dans l'espace A.
Ainsi, une nouvelle action "demande d'approbation" apparait sur le document "mondoc".
Vous cliquez sur cette action "demande d'approbation". Ainsi, une copie de "mondoc" apparait dans l'espace B.
Ensuite, vous cliquez sur "éditer hors ligne" sur le document "mondoc" de l'espace A.
Ainsi, une copie de travail "mondoc_workingcopy" apparait dans l'espace A.
Ainsi, la règle de contenu s'applique à nouveau, et l'action "demande d'approbation" devient disponible sur ce document "mondoc_workingcopy" …

En gros, un comportement finalement tout-à-fait normal, non ?  :wink:

Au passage, vous n'avez pas suivi mon conseil de mon premier message je suppose, sinon l'action "éditer hors ligne" ne devrait pas apparaître …

[jgautier]

Merci Rodel pour ces précisions.

Par contre si l'utilisateur veut déposer un document, il doit au minimum avoir le rôle de Contributeur car Lecteur et Éditeur ne permettent pas cela ?

Mais ma question serait plutôt de savoir si une fois que le document est déposé et que l'action Demande d'approbation est exécutée, n'est-il pas possible de verrouiller le document jusqu'à ce qu'il soit validé. Ceci pour éviter tout changement durant le process d'approbation.

Sinon vous avez raison, le comportement est normal.

[jayjayecl]

Dans mon  message précédent, je décris la règle de contenu et l'action "demande d'approbation".
Par contre, je ne comprends pas à quoi correspond la "validation". Pouvez-vous m'expliquer ?

PAr ailleurs, toujours dans mon exemple précédent, si vous mettez les utilisateurs contributeurs de l'espace 1, et lecteurs de l'espace B, alors après la "demande d'approbation", le document ne peut plus être modifié car il est situé dans l'espace "B"…